Az idegenvezető legfontosabb dokumentuma a forgatókönyv, ami három részre tagozódik:
1. adatok (utazási iroda, csoport, idegenvezető, buszsofőr, elérhetőségek),
2. napra, sőt órára lebontott részletes program,
3. a referens instrukciói az idegenvezető részére.
A forgató mellékletei beutazó csoportnál:
- éttermi- és egyéb megrendelő másolatok,
- készpénz az ellátmányra,
- esetleg színház- vagy koncertjegy.
A forgatóért a referenssel egyeztetett időpontban megyünk be az utazási irodába, anyagfelvételnél megbeszéljük az elszámolás időpontját. Ez hivatalosan max. 24 órával lehet a csoport elutazása után, illetve az elutazást követő munkanapon.
Elszámoláskor a következő anyagokat adjuk le:
- VOUCHER (ez a készpénzfizetést helyettesítő eszköz, nagyon fontos leadni!)
- számlák a költésünkről, a megmaradt készpénzzel,
- saját számla a munkadíjunkról.
Csoportok éttermi étkeztetése
A forgatóban szereplő főétkezés előtt minimum fél nappal (de lehetőleg a legkorábbi időpontban), a csoport érkezése után telefonálunk az étterembe. Az éttermi igazgatóval, üzletvezetővel, teremfőnökkel, tehát egy felelős vezetővel beszélünk, akinek a nevét felírjuk magunknak a forgatóra.
Egyeztetjük a
- tényleges létszámot,
- az étkezés pontos idejét,
- a menüsort (a keretösszeggel),
- esetleges extra kívánságokat (vallási, egészségügyi okok),
- a sofőr étkezését.
Az étterem, ha esetleg nem is egyeztetnénk – ami csak rendkívüli esetben fogadható el, mert egyeztetni kell – köteles bejelentés nélkül is egy 10 %-os toleranciát elfogadni, akár mínusz, vagy plusz értelemben. Például: ha meg van rendelve vacsora egy étteremben 40 főnek, akkor az étterem – bejelentés nélkül is – köteles elfogadni, ha csak 36 fő érkezik (az irodának nem kell a megrendelt létszámot fizetnie), illetve ha bejelentés nélkül ugyanez a csoport 44 fővel érkezik, az étteremnek biztosítania kell a plusz 4 főnek ugyanazt a menüt.
Még a buszon elmondjuk a menüsort a csoportnak. Nagyon fontos jelezni, hogy ital van-e vagy nincs, mert ha nincs, akkor a vendég ezt majd maga fizeti.
Mindig az idegenvezető megy be először az étterembe – és ő ül le utoljára!
Ha a vendégek meghívják az asztalukhoz, odaül, de ha a magyar buszsofőr bejön, akkor többnyire ők ketten, egy kicsit távolabb a csoporttól külön ülnek. Ha az idegenvezető és a sofőr külön ülnek, bármit ehetnek és ihatnak. Ha a vendéggel ül, nem kérhet más menüt! Szeszesitalt nem tilos fogyasztani, de tudni kell a mértéket! Ha egyáltalán nem fogyasztasz alkoholt, akkor is illik a vendégekkel koccintani, ha igénylik - koccintani lehet anélkül is, hogy az ember inna!
Mindig ott kezdjék a tálalást, ahol az idegenvezető ül! Ez nem udvariatlanság, ellenkezőleg! Csak így tudsz elsőnek végezni! A desszert táján kell elkérni és aláírni a számlát, és megkérni a főnököt, hogy fizettessék az italt a csoportokkal, hogy erre ne kelljen külön várni. Így is minimum másfél, de inkább 2 óra egy csoport étkeztetése.
A számlára a következő adatokat kell neked, az idegenvezetőnek ráírni:
- a tényleges létszám (ez csak a vendéglétszámra vonatkozik),
- pozíciószám,
- a magyar utazási iroda neve – mert ők rendelnek, nekik számláznak,
- aláírás.
Ezek alapján minden esetben azonosítható a csoport.
Nem az idegenvezető feladata, hogy pénzügyi kérdéseket vitasson meg az üzletvezetővel! Pl., ha 40 helyett csak 32 utas van, ezt az idegenvezető telefonon időben jelzi, de sokszor mégis megpróbálja az étterem rávenni őt arra, hogy a megrendelt létszámot írja alá. Csak a tényleges létszámot írhatod alá!
Az idegenvezető feladata többek között, hogy ellenőrizze a szolgáltatásokat. Ennek része, hogy pontos létszámot ír a számlára, illetve, hogy az étel minőségét is visszajelezze a referensnek, ha kirívóan rossz, vagy kiemelkedően jó. Tehát a kisebb létszámmal érkező csoportoknál – akárhogy erősködik is az üzletvezető, csakis a tényleges létszámot írhatjuk alá! A különbséget pedig a referens és az üzletvezető leboltolja egymás között, neked ebbe nem kell belefolyni!
Feladat: Keressünk valóban jó, első osztályú éttermeket, ahova csoportot vinnénk! Nem a Gundelbe!
(Deák Judit tanárnő)
Üdvi: Gréti
