Az utazásszervezés munkafolyamatai

Aktív turizmus
(beutaztatás)

I. Előkészítés

Hazánkban a turizmus főidénye leginkább a nyári időszakot foglalja magában - az előkészítés folyamatát legkésőbb februárig le kell zárni.

1. Tevékenységi kör meghatározása:

- üzlet- és árpolitikai elvek kialakítása:

szezononként,

minőségi kiutaztatásnál is;

- idegenforgalmi kereslet vizsgálata:

potenciális utas meghatározása,

piacválasztás,

versenytársakra folyamatosan figyelve.

2. Szolgáltatások felmérése:

- megállapodás a szolgáltatókkal, együttműködési szerződések;

- idegenvezetői jelentés csoportonként - visszajelzés a szolgáltatásról.

3. Értékesítési árak kialakítása:

- részben a menedzsment feladata, részben a referenseké, mivel a turizmus szabadáras.

4. Csomagtúra megszervezése:

- előkalkuláció:

napra lebontott programra érvetés (egy főre),

- új idegenforgalmi termék (package):

áfa nem a bevétel, hanem (csak) az árrés után,

új termék: az öt elemből legalább kettőt tartalmazó csomag,

korábban még nem szereplő összeállítás.

5. Bizalmas tarifa:

- ügynöki árjegyzék elkészítése, ha van ilyen a cégnél;

- Magyarországon ritka (kicsi piac).

II. Értékesítés

- ajánlattétel, ajánlatkészítés: eseti megkeresésre vagy reklámként;

- megrendelések felvétele, előrendelések elkészítése;

- visszaigazolás a külföldi partnereknek.

A visszaigazolás szerződést jelent - ők kint értékesíteni kezdik a mi utunkat (beutaztatásnál), illetve mi értékesíteni kezdjük az ő útjaikat (kiutaztatásnál).

III. Lebonyolítás

A lebonyolításban a referens és az idegenvezető is részt vesz, értelemszerűen csak eladott utaknál.

- belföldi végleges megrendelők elkészítése - pl. menük is leegyeztetve;

- forgatókönyv készítése az idegenvezető részére;

- idegenvezető eligazítása:

információ a csoport felvételéről (pár nappal az út előtt),

innentől az idegenvezető kezében van a csoport;

- a csoport elutazása - haza, vagy tovább (pl. körutazásnál);

- idegenvezető elszámoltatása:

leadja a csoportot,

számla a honoráriumról.

IV. Elszámolás

Nagy cégeknél részfeladatokra osztva (pl. külön könyvelési részleggel):

- számlák ellenőrzése;

- elszámolás a belföldi szolgáltatókkal;

- végleges számla elkészítése a külföldi partner részére:

fizetés külföldről: a) teljes összeg előre; b) előleg + utánfizetés a maradványösszegre; c) utólag (pl. németeknél);

- utókalkuláció készítése:

befolyt pénz / kifizetések egy főre lebontva = nyereség-számítás.

Passzív turizmus
(kiutaztatás)

I. Előkészítés

Mint az aktív turizmusban, csak nem bizalmas tarifa készül (5.), hanem katalógus vagy programfüzet a kiutazó utas részére.

II. Értékesítés

- ajánlatkérés a külföldi partnertől;

- értékesítés a fiókirodákban és az ügynököknél;

- ügynök által eladott utak adminisztrálása.

III. Lebonyolítás

- külföldi partner értesítés a létszámról (hogy ő tudjon konkrét megrendelőket készíteni);

- idegenvezető felvétele - mint a beutaztatásnál;

- idegenvezető elszámoltatása - mint a beutaztatásnál.

IV. Elszámolás

- a külföldi partnertől érkező számlák ellenőrzése [Magyarország kis piac → előre fizetés];

- elszámolás a külföldi szolgáltatókkal;

- utókalkuláció készítése.

- x - x - x -

+ gyakorlati órák!

[2014.03.11. Kalla tanárnő]

Üdvi: Gréti