IFO Szerződések

Ügyviteli folyamatok alkalmazása
(1006312)

Idegenforgalmi levelezési ismeretek

Thomas Cook vonata – 50 év alatt 5 kontinensen nyit irodát – több, mint 170 év távlatából is az ő módszereivel zajlik az utazásszervezés: az utazásszervező szerződik a szolgáltatókkal és az utazókkal is.

Szerződés a szolgáltatókkal

Keresleti és kínálati oldal

Az utazási szerződés a polgári életből ismert kritériumoknak kell, hogy megfeleljen:

- szerződő felek és adataik

- helyszín, ahol felvesszük a szerződést – pontosan a szobaszámot is felírják

- cím (ahol kötik)

- érvényességi idő

- tárgy

- számozott oldalak

- oldalankénti szignó

- teljes aláírás ranggal, szükség szerint cégbélyegzővel

- szükség szerint tanúk (ők csak az aláírást tanúsítják, nem a szerződés tartalmát)

Keretszerződés – több évre szól, az általános együttműködési feltételeket tartalmazza:

- szakmaspecifikus,

- lekérés módja,

- a lemondás illetve módosítások mikéntje,

- a szerződés tárgya (szálláshely, program, vagy csomag),

- idegenvezetői szerződésnél tartalmazza az egységárat: bruttó (ÁFA-val növelt) vagy nettó

- szervezett turizmusban a bruttó árból a szolgáltató közvetítői jutalékot biztosít.

Az utazásszervező számára a nettó ár nem kedvező szerződés, mert azt jelenti, hogy a teljes árat ki kell fizetnie; bruttó ár jutaléka: 8-10-12% - ezt az esetek többségében nem az utas kapja meg konkrétan de az utazásszervező megteheti szabadon, hogy továbbadja és csökkenti az árat – de az esetek többségében ezekből a költségekből gazdálkodnak – nemzetközi idegenforgalmi szakvásárokon, stb., ugyanis az utazásszervezők rendszeresen mennek akvizíciós utakra – új piacokat kell, hogy szerezzenek –, amit valamiből ki kell gazdálkodni – forrás lehet ehhez. Időnként külföldi partnereket/szakembereket hívnak meg, hogy bemutassanak egy-egy programot – azt is ki kell gazdálkodni.

A keretszerződés – több évre szól, tartalmazza:

- ár

- jutalék (bruttó v nettó)

- lemondási feltételek – hány nappal előbb mondható le kötbérmentesen

- fizetési feltételek:

teljes előrefizetés (új partner esetén vagy olyan desztinációnál, amiben nem bízunk meg), 

előleg és utólagos fizetés (leggyakoribb)

teljes utólagos fizetés (régi, megbízható partner esetében)

- vitás kérdés esetére kikötött bíróság megjelölése – nemzetközi szerződésnél ez csak semleges ország lehet

- évente csatolnak hozzá kiegészítő szerződést – konkrét számadatokkal pl. szobaszám, buszszám, stb.

Szálláshelyre szerződés

Legegyszerűbb formája az ún. eseti vagy lekéréses szerződés: a szerződő felek kapcsolatban állnak egymással; általában nincs előző üzleti kapcsolatuk, csak kis forgalom várható.

Kontingens szerződés: adott szoba/ágy/bungallóegységet, mennyiséget köt le a vállalkozó, amivel a visszaadási határidőig szabadon rendelkezhet (sajátjaként).

Garanciavállalás nélküli szerződés: adott egység van megadva, pl. május 1-től október 1-ig 30 szoba.

Kontingens szerződés töltési garanciával: május 1-től október 1-ig 30 szoba, 60-70-75%-os, vagy olyan kicsi piac, hogy nem érdemel kedvezményt.

Fix kötés: bizonyos mennyiséget leköt, de nincs visszaadási hatóidő, azt akár a tárgynapon is visszaadhatja (rizikós)

Töltési garancia: vállalja, hogy havonta vagy adott időszakot nézve egyben a lekért kontingens 75%-ban töltött lesz, ha nem , akkor a konkrétan töltött és a vállalt mennyiséget kifizeti kötbérnek (kockázatos) 25-30%-al lefelé tudja téríteni az árat; a szoba rendelkezésre áll, ha nem sikerül, akkor kifizeti kötbérként; ha jó a szezon, szerencséje van, akkor ezzel sokat lehet keresni de nagyon nagy a rizikó; túltöltés jellemző (a bekalkulált lemondások miatt).

Bérleti díjas szerződés: üdülőhelyeken – egész szezonra előre kibérli az utazási vállalkozó, kifizeti előre, utána ún. zsinórtöltés (egymást váltják a csoportok); teljes a szabadság, ő határozza meg, hogy melyik időszakot milyen áron értékesít, utolsó percig az övé a lefoglalt szállásmennyiség

Free sales: egyéni vendégnek 3-5-7 szobát – felteszik az internetre a szabad helyeket az egyéni utasoknak; nem kell odatelefonálni, hanem beírja az utas nevét és kész.

IT: bizonyos időszakokat, ami nem megy –felajánlanak, és ha egyéni szervezett utast küld rá az uazásszervező, akkor kedvezményesen kap hozzá szállást vagy programlehetőséget.

For fait: utas bemegy egyedül és mondja, hogy "négyen vagyunk, dobjanak össze valamit" = szervezett egyéni út.

Szerződés étkezési /vendéglátási szolgáltatásokra

Nincs nagy eltérés az általános együttműködési keretszerződésnél.

Az esetek többségében vagy az adott szálláshelyen működő vendéglátó szolgáltatásokra kötik meg – külön árkedvezményt kérnek, ha a szállás is a házban van, ha meg nem szabadidős turizmus, hanem a hivatalturizmuson belül kongresszusturizmus, akkor zároltatják az egész házat és arra kötnek szerződést.

Ha az étkezési szolgáltatás nem szálláshelyhez kapcsolódik, akkor

- eseti lekéréssel kéri le a helyeket, ha nem nagy forgalmú helyről van szó, vagy

- rendszeresen visz csoportokat = kontingensszerződést köt.

Szerződéskötés közlekedési eszközre

ki- illetve beutaztatásra

Leggyakrabban igénybe vett az autóbusz – buszvállalkozókkal szerződés (legtöbb) – általános keretszerződést ismerjük, amennyiben nagyobb forgalom várható a szezonra, akkor lehet lekötni kontingensszerződés keretében bizonyos mennyiségű buszparkot akár garanciával is.

Légitársaságok csak lekéréses alapon adnak helyet, évtizedek óta ennyire rossz nem volt a légitársaságok és az utazásszervezők kapcsolata – ha elad 2 business helyet, akkor az hoz annyit, mint egy csoportos forgalom – nem érdekeltek az utazási vállalkozásokkal való együttműködésben jelenleg.

Block seat (5-7 lefoglalt hely) – szervezett egyéni utasokat lehet rá szervezni.

Chartereztetés (bérleti szerződés) – teljes jármű kibérlése fix bérleti díj ellenében; az útvonal és a megállások számát ők határozzák meg; óriási kockázatvállalás, viszont nagyon jól lehet vele keresni

A 20%-os kaucióelőírás itt!

Lehet kötni vonatra, hajóra, kompra.

Ügynöki szerződések

Közlekedési szolgáltatások értékesítésére: jegyárusításról van szó = adott vállalkozás munkatársának menetjegykiadó vizsgája van, akkor lehet ügynöki szerződést kötni; ha jata vizsgája van akkor repülőutat árulnak. Szakvizsgákhoz kötöttek ugyanígy pl. a hajó/kompjegy, … értékesítés; szakképzett személyzet kell.

Szerződés programgazdával programszolgáltatásra – általános keretszerződés kulturális programokra, sportrendezvény jegyárusításra, tavaszi fesztiválra, adott programra. Attól függően, hogy mennyi csoportot tervezünk, ugyanúgy járunk el mint az éttermi szerződéseknél (eseti vagy kontingens szerződések).

Garantált programok: teljesen mindegy, hogy hány főre értékesítettük a programot, az előre kiírt időpontban garantáltan elindul. Erre egyéni vendégeket szervezünk: előre megjelenik az időpont, létszámkorlát nélkül (nincs minimális létszám), pl. Hop-on Hop-of.

Fakultatív (választható, + költséges) programnál mindig van minimális létszám.

Idegenvezetők szerződése

3000 idegenvezetőt eresztettek szélnek.

Egyéni vállalkozók vagy társas vállalkozásoknál számlaképes munkatársak, akik minden egyes útra szerződést kötnek az utazásszervezőkkel. Nem állnak állományban az utazásszervező társaságnál – eseti szerződés.

Minden egyes munka előtt be a referenshez, átveszik az okmányokat, átolvassák a forgatókönyvet, ezután szerződést kötnek az adott munkára. Számlakönyvvel fognak majd elszámolni – honoráriumok összegét napra adják meg, és ezt majd a munka elvégzése után számlakönyvben fogják könyvelni. Beutazó csoportnál forint honorárium. Kiutazóknál forint honorárium, valamint a kinti költségek fedezésére illetve napidíj devizában.

Egy jó munkaszerződés kiegészül bizonyos extrém programok esetében biztosítással is.

(2014.02.18. kedd, Kalla tanárnő)



Üdvi: Gréti