IFO Levelezés - Okmányok

A teljes összeget befizetett utas
részére készítendő úti okmányok

1.) Részvételi jegy

A részvételi okmány igazolja, hogy a teljes díj be van fizetve, így az utas jogosult a részvételre.

Kézbesítése papíralapon postán keresztül, elektronikus úton e-mail által, vagy mindkét módon együttesen történik.

Természetesen az alapvető adatok itt is fel vannak tüntetve, ahogy a levelezések fejrészében is:

- az iroda neve és elérhetősége, ügyfélszolgálati és ügyeleti száma (kötelező!),

- az okmány száma (szigorú számadású!),

- a csoport neve és azonosító száma,

- az indulás és érkezés időpontja,

- a találkozás helye és időpontja,

- esetleges felár - egyedül utazóknak, ha egy ágyas szállást kért

- esetleges további lehetőségek - fakultatív programok

- a kiállítás dátuma.

2.) Utasbiztosítás - általában az idegenvezető osztja ki az út megkezdésekor. Ha valaki maga intézett utasbiztosítást, a kötvényt indulás előtt fel kell, hogy mutassa.

Betegség-Baleset-Poggyász biztosítás - van kötelező része és vannak plusz lehetőségek. Feltétlen fel kell jegyezni a BBP kötvényszámát és sorszámát, amikre esetleges költségnél szükség lesz, illetve az adott biztosító kintről hívható számát, hiszen szükség esetén az idegenvezető első teendői közt van ennek felhívása. Azt követően már a biztosító intézkedik.

3.) Utasszerződés - Thomas Coock: szerződés a szolgáltatóval és az utassal is; már előleg befizetésénél is készítünk.

Az utasszerződés a vállalkozó (utazási iroda) és az utas jogait és kötelezettségeit tartalmazza:

- jelentkezés módja,

- befizetési lehetőségek,

- lemondási határidők: a) kötbérmentes, b) kötbérrel terhelt

- áremelés szabályai

Az utazási törvény szerint drasztikus árváltozás esetén joga van az utazásszervezőnek az áremelésre, de kötelessége erről az utast értesíteni, gondolkodási időt biztosítani, s az utas ilyen okú lemondása esetén a teljes összeget visszafizetni (akkor is, ha a kötbéres időszak elkezdődött már).

Mivel a szerződésnek a polgári jogi követelményeknek meg kell felelnie, jogi szakszavakkal teletűzdelt. Az utazásszervező kötelessége annak tartalmát közérthető nyelven ismertetni az utassal.

Az utasszerződés kötelező eleme a katalógusnak (általában annak a hátsó oldalain található, kellően apró betűs, persze), sőt az utazási iroda honlapjának is! (lásd: Marketing - közösségi média)

4.) Részletes, napra lebontott program - gyakorlatilag a katalógus információi, melynek kivonatát szintén a mappába tesszük.

Ezt ajánlattételkor is elkészítjük (lásd: órai gyakorlat, mellesleg vizsgatétel). Részletezés ott vagy soha. :) (bocsi, nem hagyhattam ki)

5.) Vízumoztatás, amennyiben az iroda intézte.

Vízumra Európán kívüli utazásnál van szükség, feltételeit és árait az adott ország szabályozza. Az útlevélbe vízumpecsét kerül, melyet aztán az idegenvezető vagy házhoz visz az utasnak, vagy az irodában veheti át. Fontos, hogy indulás előtt felmutassa!

6.) Utastájékoztató - a "Jó, ha tudjuk", "Nem árt tudni", stb. elnevezés alatt futó egyéb hasznos információk.

Jellemzően beszélni kell az időzóna megjelölésén túl a kinti klímáról, a hazaitól erősen eltérő szokásokról, például öltözködés (méretszámok), étkezés - e kettőnél nagy hangsúllyal a vallási okok miatti különbözőségre -, időjárás, közlekedés, más mértékegységek alkalmazása. Feltétlen vázolni kell a pénznemet, egységeit, értékét (valutaváltás), és a banki nyitvatartási, a váltási lehetőségeket. Említeni illik a borravaló-adási szokásokat és az áfázást (a számla tartalmazza, avagy plusz költségünk), és érdemes arról is tájékoztatást adni, hogy mit érdemes kint vásárolni, s főleg, mit lehet vagy épp tilos be- vagy kivinni (vámáru-nyilatkozat). Amennyiben az adott ország nem 220 V-os elektromos hálózatot használ, ezt feltétlen jelezni kell, és azt is, hogy adaptert (átalakítót) saját igényük szerint hozzanak magukkal. Nem árt tudniuk, hogy a szállodákban vasalót (felár nélkül) kérhetnek. Az általános közbiztonság is ide kívánkozik, valamint a segélyhívószámok.

A kinti magyar konzulátus, nagykövetség címét, telefonszámát, egyéb elérhetőségét kötelező közzétenni!

Minél távolabbi, egzotikusabb desztinációról van szó, annál részletesebb információ-halom kell. Nem maradhat ki az iroda honlapjáról sem, nem mellesleg nézettséget generál. Ne a saját kárán tanuljon az utas, mert a célunk, hogy visszatérjen, jó hírünket vigye baráti körének.

7.) Számla

Mindezeket egy kis mappában adjuk át az utasnak. A mappa mérete nem szabványos, de általában az utazási szórólapok hosszúkás méretét veszi fel - jól kézben tartható, a benne lévő "fülek" révén nem csúsznak ki a papírok, és mivel vastagabb kartonból van, a gyűrődéstől is véd. Nem utolsó sorban szintén remek reklámfelület: a cég logóját mindenképp nyomatékosítsuk.

[2014-05-13 Kalla Hédi tanárnő nyomán]

Üdvi: Gréti